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　　2007年曾是快印店的瑞年，家家戶戶門庭若市，訂單應(yīng)接不暇。上海靈燕也是如此，經(jīng)常有客戶為了早下單而給前臺女孩買零食。前臺女孩的歡呼雀躍，背后卻是印前工作人員的不斷抱怨。“人太少，單子來不及做，再招點兒人吧！”

　　那時候招聘相對容易，薪資印刷報價要求不是很高。招人，開店是快印店的主旋律，對于此，我也曾這么認(rèn)為。但發(fā)現(xiàn)人員增加后，錯單率和瑣碎事務(wù)也隨之增高。顯然如果不練好內(nèi)功而盲目擴(kuò)張，必然會因管理混亂而降低毛利率，并造成客戶滿意度下降，品牌價值受損。因此我認(rèn)為如何解決人多，事多與產(chǎn)值低，效能低的矛盾更為重要。

　　用流程減少內(nèi)耗

　　首先我們研究一下矛盾產(chǎn)生的原因。大多數(shù)快印店的工作流程是：

　　1.售前了解客戶需求：包括紙張規(guī)格、套數(shù)、彩色黑白、單雙面、裝訂等制作信息，然后給客戶報價；

　　2.客戶確認(rèn)報價后，ERP開單，再次錄入步驟1的信息；

　　3.印前進(jìn)行文件處理，轉(zhuǎn)換成PDF格式，跟步驟1信息比對準(zhǔn)確性；

　　4.打印工單。如果是手開單更悲催，需要再抄一遍步驟1的信息；

　　5.機(jī)房、印后根據(jù)工單人工讀單（其實還是步驟1的那些信息），然后在輸出設(shè)備上做相應(yīng)設(shè)置。

　　大家一眼就發(fā)現(xiàn)，由于作業(yè)信息與生產(chǎn)鏈的不融合，導(dǎo)致信息被反復(fù)地錄入、比對、解讀、設(shè)置。這個過程只要一不小心，就會出現(xiàn)生產(chǎn)的錯誤。多打或少打；單面打成雙面；鐵圈裝成膠圈……各種事故，各種內(nèi)耗。

　　解決這個問題的自然是—JDF（Job Dofinition Format，即活件描述格式）。JDF自產(chǎn)生之日起，就被賦予解決創(chuàng)意、印前、印刷、印后、交付等各個印刷環(huán)節(jié)中信息交流的使命。

　　自2003年起，上海靈燕就一直致力于開發(fā)自主的ERP軟件，但今天一個簡單的ERP系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足日益增長的印刷作業(yè)，尤其是越來越碎片化的印刷作業(yè)。2009年，我深刻的意識到：不支持JDF的ERP，不是好的ERP。帶有JDF的ERP是我們的神經(jīng)系統(tǒng)，沒有強(qiáng)大的神經(jīng)系統(tǒng)，快印店買再好的硬件設(shè)備都會顯得事倍功半，無法充分發(fā)揮設(shè)備的產(chǎn)能，由此，再版ERP勢在必行。

　　再版后的ERP實現(xiàn)了PDF文檔與作業(yè)信息的結(jié)合，把報價、開單、文件處理、打印工單等環(huán)節(jié)統(tǒng)一起來。前臺開單，就能自動報價；關(guān)聯(lián)文檔，就能產(chǎn)生JDF；JDF發(fā)到輸出設(shè)備，設(shè)備就能自動解讀，無須再次設(shè)置。這樣實施后，公司錯單率顯著降低，尤其是原來那些因為信息溝通錯誤而導(dǎo)致的錯單得到了有效的避免。